Rapport du directeur exécutif: Steve Carroll

Au nom du conseil d’administration de l’ACGP et du comité de planification stratégique, je suis heureux et fier d’informer les membres que leur Association possède maintenant un plan stratégique recherché, complet et rédigé suite à de nombreuses consultations (telle qu’annoncé par l’ACGP le 3 Fevrier). Ce plan sera un guide avant-gardiste pour notre organisation dans les années à venir.

Il ne suffit pas, pour un plan stratégique, de prendre en compte les changements environnementaux, de décrire un avenir idéal et d’établir des objectifs larges. Ces éléments sont nécessaires mais insuffisants. Dans le but d’être un guide utile à long terme, le plan doit décrire les stratégies majeures permettant d’atteindre ces objectifs et définir les actions que l’organisation doit entreprendre pour atteindre les résultats attendus.

L’approche utilisée par l’ACGP pour la construction de son plan stratégique fut très participative. Dans tout processus de développement d’une stratégie, les meilleurs résultats sont atteints quand le personnel, les bénévoles et les autres parties prenantes sont informés, impliqués, consultés et écoutés. Les meilleures idées de changement viennent souvent des personnes les plus familières avec l’organisation. Une participation significative du personnel et des bénévoles accroît la crédibilité du processus et assure le succès de la construction d’un avenir. L’utilité d’un exercice de planification stratégique pour l’ACGP est de préparer un document qui représente le plan des membres, créé principalement grâce à leur rétroaction et pour leur bénéfice.

À la fin du processus de planification stratégique, tous les membres du personnel du bureau national et les dirigeants du personnel des bureaux de zone ont complété un questionnaire détaillé afin de livrer leurs commentaires. Une rencontre de lancement avec tout le personnel et les directeurs a été tenue au début de l’engagement afin de clarifier les étapes du projet et d’obtenir l’assentiment de tous. Les membres de l’ACGP devaient indiquer leur niveau de satisfaction à l’égard des services rendus par l’Association et spécifier l’importance qu’ils attachaient aux services fournis. En plus de ces commentaires, une analyse fut menée afin de comprendre les principaux processus, produits et besoins des membres de l’ACGP.

Une révision de l’environnement externe (économique, démographique et social) a également été faite. Une étude d’organismes similaires a également permis d’identifier les meilleures pratiques, les repères et les opportunités d’amélioration.

Un atelier de travail regroupant le conseil d’administration et les gestionnaires a été tenu vers la fin du processus de collecte des données et de la phase d’analyse. Cet atelier a permis de résumer les résultats des recherches, de discuter des alternatives et de développer un consensus sur les principaux éléments à retenir dans les actions futures de l’ACGP. Cela nous a offert l’opportunité de réviser la vision et la mission de l’ACGP et de s’assurer que ces instruments et les stratégies majeures sont compatibles. Les implications financières des actions préconisées ont également été prises en compte lors de ces discussions.

Avec le premier brouillon du plan stratégique complété à l’été de 2008, un plan opérationnel pour 2009, compatible avec la direction du plan stratégique, a été développé par le personnel du bureau national et les directeurs exécutifs des zones, et ce, en même temps que le processus de budgétisation annuelle de l’Association s’effectuait. Le plan opérationnel 2009 a été présenté et approuvé lors de la réunion automnale du conseil d’administration national et est maintenant effectif pour l’année 2009. L’ACGP est dorénavant engagé dans un cycle annuel efficace de planification/budgétisation/contrôle prévoyant une session planification/vision du conseil d’administration en janvier, un processus de budgétisation à l’été et l’approbation à l’automne du plan opérationnel pour l’année subséquente.

Plusieurs personnes doivent être remerciées pour leur leadership, leurs conseils, leurs efforts et leur participation à la création du plan stratégique de l’ACGP. Les membres de l’ACGP ont fourni une importante contribution au plan stratégique à différents intervalles, les dirigeants des conseils d’administration au national et dans les zones ainsi que le personnel ont contribué de manière significative à la création du plan. Le comité de planification stratégique présidé par Al Scott et les membres du comité Jeff Ciecko, Phil Canning, Dan Kolar et Doug Wood ne seront jamais assez remerciés pour leur dévouement à cette cause. Finalement, un immense merci à notre consultante en planification stratégique, Carolyn Everson, pour son expertise, sa direction et son soutien qui se sont avérés inestimables pour la création réussie de ce plan stratégique.